戒掉电子邮件的IBM高管

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当路易斯-苏亚雷斯Luis Suarez决定生活在没有电子邮件的世界中时,他的一些同事认为他做出了一个艰难但是错误的决定。毕竟,苏亚雷斯在IBM上班,而IBM是世界上最大的电子邮件软件(Lotus)供应商之一。

但苏亚雷斯心意已决。在此之前他跟21实际的其他白领一样,每天要接受超过40封电子邮件的轰炸,很多他都懒得回复。

上个世纪90年代,性格随和的苏亚雷斯曾在IBM荷兰公司的大机技术支持部门工作。四年前,苏亚雷斯转到IBM的BlueIQ社交媒体团队,帮助IBM的销售团队更好地理解社交媒体。这是一个热门领域,每个人都希望获得更多相关知识。苏亚雷斯很快就成为IBM的社交媒体达人,但通过电子邮件答复问题和委派任务的工作量超过了他的忍耐极限。问题还是如潮水涌来,私下里,苏亚雷斯坦诚已经心力交瘁:“我再也不想整天为别人的工作忙活了”。

于是2008年二月开始,苏亚雷斯开始停止发送电子邮件,他没有清空收件箱。事实上,他每天还是会检查电子邮件——每天大约花费两分钟时间,其实大多数邮件信息都是会议通知。此外,进行敏感的一对一沟通时,苏亚雷斯还是会通过电子邮件进行。但大多数时候,当人们给他发邮件的时候,苏亚雷斯都会选择通过社交媒体回复,并且他还会建议他人通过twitter、Google+或者IBM内部社交网络Connections进行沟通。苏亚雷斯认为如果沟通变得公开透明,他就能减少在沟通上花费的时间。

苏亚雷斯是一个极端的例子,但他是科技界逐步从电子邮件向社交媒体过度的绝佳例证。对于很多人来说,facebook和twitter已经取代了电子邮件,至少部分是这样。Facebook已经引入了邮件地址,鼓励它的8亿用户在站内通讯,甚至IBM这样的老牌IT巨头也开始朝同样的方向转变。

苏亚雷斯也许是最著名的“戒掉”电子邮件的IBM员工,但绝不是个案。苏亚雷斯估计至少有几十个IBM同事也做出了同样的选择。朱丽安娜-莱昂就是其中一位,朱丽安娜是IBM CIO办公室的项目经理,跟苏亚雷斯一样,朱丽安娜没有彻底隔绝电子邮件,别人发给她邮件时她就用Connections回复。当同事用社交媒体向她公开提问的时候,往往朱丽安娜还没有来得及看到信息,她的同事就已经帮她“回帖”了(这是电子邮件无法实现的)。

朱丽安娜认为苏亚雷斯是IBM社交社区的大人物,很多人都以他为榜样。其他人的反应如何不好说,但朱丽安娜的办公室已经决定把减少电子邮件作为2012年的工作重点之一。

碳拷贝?别开玩笑了

去年欧洲技术服务巨头Atos宣布将在2014年消灭电子邮件,几周前大众汽车宣布在非工作时间将关闭部分员工的黑莓手机电子邮件服务。IBM的新CEO 弗吉尼亚·罗曼提(Virginia Rometty)这个月早些时候通过Connections而不是通常的企业电子邮件群发发布了一个视频。

Facebook正致力于将用户转移到自己的消息服务上,取代过时的电子邮件和即时信息。Facebook移动群组的格兰汉姆认为:“电子邮件太老套,也太慢,你看看电子邮件界面里叫CC(抄送)的那一栏,CC到底有什么意义?我看就是Carbon Copy(碳拷贝)。当我们最消息产品的研究时,我们发现80%的邮件主题都是”hey“,”hi“或者干脆空着。邮件主题这一项实在有些过时,实际上电子邮件本身也过时了。

虽然苏亚雷斯本人也不相信电子邮件真的会彻底消失,但他的经验也告诉我们,没有电子邮件的日子里,工作更透明更高效了。

对于苏亚雷斯来说,”戒掉“电子邮件不仅仅是效率问题,同时也意味着一种更好的沟通方式。CC和BCC让企业内部的邮件沟通变得复杂微妙,有时候邮件甚至成了员工相互攻击的武器。如果说电子邮件是”边做边说“,那么社交媒体就是”做就是说“,社交媒体让员工的工作变得透明公开,不言自明,更容易取得同事信任,同时也大大降低了沟通环节和成本。

(Via Wired,编译整理:IT经理网)

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能用IT解决的问题都不是问题。 极客、科技作家、周末画报专栏作家、IBM商业价值研究院资深撰稿人;著有《软件的黄金时代》。邮箱:liuchaoyang@ctocio.com

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