在家办公避免“翻车”初级指南

话说现在每天全国2亿人在家远程办公,从开始的“在家办公一时爽,一直在家一直爽”,一周过去了,之前从未有过远程办公经验的人,开始体会到一些效率方面的问题。

比如:

在家办公挺好,要是不用带娃、做饭就更好了……


黏人的”主子”们


魔幻的网络环境……


来自家庭的羁绊——“有一种饿叫你妈觉得你饿……”


还有来自队友们的直击……

总之各种“翻车”,详见在家办公第四天,职场人大型翻车现场,囧态百出……

这样一天下来可能比上班还累,还不见成效,可咋办呢?

小编整理了一些资深远程工作者们总结的保证在家办公效率的方法,供大家参考。这里特别强调,以下是一些普适而基本的方法——因为对很多第一次在家办公的人来说,还远没到应用工具的时候。

了解你的能量水平

明确自己在一天之内哪些时段工作效率最高,哪些时候兴奋但容易分心,哪些时候能量低迷……这是作为远程工作者保持专注的第一步。如果可能的话,尽量以自己的能量高低时段来合理安排工作内容。

如果你的能量高峰时段在早晨或上午,那就把最重要的或最难啃的工作安排在这时候,集中精力解决;在你精力尚可但容易分心的时候正好安排电话会议,或集中跟同事(客户)线上沟通协调事情;在能量低迷的时候休息一会儿,哄哄娃、逗逗猫猫狗狗、做做家务也是极好的。

明确时间界线

这里指的是调适好自己和家人物理和心理的界线,虽然是在家办公,但工作时间内是要免打扰的。

首先是和家人沟通好,先做心理疏导,帮他们在你工作的时候安排别的活动,不到万不得已不可以打搅你,甚至可以制定一些奖惩措施;

其次,可以做一些物理的警示标志,打个“结界”。如在门上挂“请勿打扰”的牌子,在“临时办公区”周围划线或设置“障碍物”等;

第三就是坚决执行!只要坚持,无论是家人、宝宝还是猫主子,都会习惯成自然的。

 

开始工作前回顾优先事项

最好在一天开始的时候就把当天的工作明确到小时——把你每天要完成的工作按照轻重缓急列出来,再根据自己的能量水平安排时间表(没条件参考能量水平可忽略)。

任务优先级应该围绕你要实现的最终目标,然后逐级分解成可具体操作的每一小步。即便你是搬砖的,心里也要清楚,你搬的这块砖属于未来建筑物的哪个房间的哪部分,始终做到心中有数,即使被打断或干扰,你也能更快地回到正轨,而不会看似忙碌,实则被淹没于无足轻重的繁琐工作中。

虽然每天进行这样的梳理需要投入一定的时间,但这是一个值得养成的习惯。你会因此变得更加以目标为导向,更有战略眼光,也更有效率。

建议:一旦你完成了你每天最重要的任务,考虑奖励自己半小时的时间来做自己喜欢的事。你会爱上那种一条条划掉当日待办事项的成就感,无论是用专业的时间管理工具还是用便利贴。

 

一次只做一件事

当你一次只做一件事,就会倾向于做重要的事。全神专注于一项任务被证明是完成待办事项清单的最有效方法,同时也会减轻压力和挫折感,增加成就感。

专注于单任务的关键就是在工作中切断尽可能多的干扰。一旦工作被打断,平均需要23分15秒才能恢复原来的效率。如果干扰不可避免怎么办?往下看。

刻意拖延干扰事件

研究表明,人们会立即处理73%的突发干扰事件,无论它是否紧急。虽然一些干扰不可避免,但可以通过把它添加到待办事项列表中 “晾一晾”,来降低它对工作效率的影响。

复杂问题简单化

还有的时候,我们会宁愿被“干扰”,而不去专注解决最重要(最困难)的任务,这就是所谓的“用战术上的勤奋掩盖战略上的懒惰(畏难)”,这也许是下意识的。一旦你意识到这种情况,分析一下原因,可以试着把最重要的工作进一步拆解成更容易执行的小任务,以降低难度系数,增加可操作性。再不行就求助“场外观众”……

以退为进,保持战斗力

另外,每天定时休息,适时给自己“充充电”。你有没有发现,当你不间断地从事一项工作任务时,很容易变得不集中(当你每隔5分钟就去刷一下手机时,就要警惕了)。因为我们的大脑无法长时间集中在一件事上。连续工作时间越长,就越容易被干扰。因此,每天安排定时的短暂休整,再重新回到手头的工作中,会更有干劲,获得更多的灵感。

当然,那些一直“充电”不干活儿的,请自觉去墙角反省

沟通!沟通!沟通!

在团队中养成“日工作沟通”的习惯。沟通的目的,是明确当天团队的工作目标是什么?每个人为此都会做什么?有什么问题?怎么解决……然后各自推进。下班前最好再把当日工作成果在团队内部进行反馈,这样便于信息共享、同步工作进度。

除了团队会议,个人之间的工作沟通要特别注意简洁、明了和建设性,无论用什么工具:

一、请尽可能用最简单的语言把事情说清楚;

二、说明你为此做了哪些尝试、努力或选项,而不是做“伸手党”或“甩锅侠”;

三、需要对方做什么?

四、如果需要占用别人较长时间讨论事情,最好提前预约一下对方的时间,“己所不欲,勿施于人”。

因为是远程办公,很多事不是一个眼神、吱一声或喊一嗓子能解决的。因此,“事事有回应”的快速反馈就显得更重要了。即便你想用上述“延迟满足”的方法让“子弹先飞一会儿”,那形式上的快速反馈也是必要的。这是性价比最高的反馈策略,一方面显得你“靠谱”,另一方面也能缓解对方当下的焦虑。

最后,凡事有度,如果来自“沟通”的干扰过多,特别是影响你完成自己的重要任务时,也要学会适当地回避和阻断干扰。因为当你抽出时间专注于你共享的日程表上最重要的任务时,也是在公开展示你对工作的承诺。

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